Retningslinjer for habilitet

Habilitetspolitik ved EMDFondens håndtering af ansøgninger om investeringer og uddelinger ift. Vedtægterne.

Fondsbestyrelsen har fået en juridisk vurdering der fastslår, at bestyrelsen ikke er inhabil ved behandling af ansøgninger fra eget datterselskab, bl.a. begrundet i at det er en del af hele EMDFondens konstruktionen, at fonden kan investere i udviklingsaktiviteter via datterselskaber.

Kriterier for inhabilitet

Fondsbestyrelsesmedlemmer, sekretariatets medlemmer og evt. eksterne bedømmere anses for inhabile, hvis vedkommende har en:

• personlig,
• professionel eller
• økonomisk

interesse i sagens udfald, f.eks. hvis vedkommende er leder i forhold til ansøger, er ansat på den faglige enhed, hvor ansøger er leder, eller har en familiær relation til ansøger. I denne sammenhæng anses følgende at udgøre familiære relationer:

• børn/børnebørn etc.
• forældre, søskende, niecer/nevøer etc.,
• bedsteforældre, onkler/tanter, fætre/kusiner etc.,
• ægtefælle, partner, samlever og dennes forældre, søskende, børn etc.

Bestyrelses- og sekretariatsmedlemmer må ikke deltage i bedømmelsen af ansøgninger fra en ansøger, som vedkommende har haft forskningssamarbejde med eller har publiceret sammen med (bog, videnskabelig artikel, rapport eller lignende) inden for de seneste fem år. Om der er tale om en interessekonflikt vil dog afhænge af samarbejdets art og omfang.
Et bestyrelses- eller sekretariatsmedlem, der er inhabil i forhold til en ansøgning, er også inhabil i forhold til andre ansøgninger, der konkurrerer med ansøgningen.  Hvis den eller de ansøgninger, vedkommendes inhabilitet er knyttet til, afgøres endeligt og dermed udgår af behandlingen, kan den pågældende deltage i behandlingen af de resterende ansøgninger.

Procedurer for inhabilitet i sekretariatet

Sekretariatet foretager en forhåndssortering af modtagne ansøgninger således, at kun ansøgninger der opfylder fondens formål kommer videre til en fortsat behandling.

Sekretariatet udarbejder en liste med samtlige modtagne ansøgninger og deres status. Denne liste tilsendes bestyrelsen før hvert enkelt bestyrelsesmøde i fonden

Såfremt en ansat i sekretariatet anser sig for inhabil, eller er i tvivl om sin habilitet i forhold til en bestemt ansøgning, skal vedkommende straks meddele dette til den daglige leder, der straks orienterer bestyrelsesformanden i fonden. Formanden afgør, om der er tale om inhabilitet. Såfremt en ansat erklæres for inhabil, må vedkommende ikke deltage i sagens behandling eller holdes orienteret om denne.

Bestyrelsesformanden træffer foranstaltning til sikring af ansøgningens fortsatte behandling. Bestyrelsesformanden orienterer bestyrelsen om sagen uanset dennes udfald.

Procedurer for inhabilitet i fondsbestyrelsen

Proceduren skal håndtere såvel habilitet som beslutningsdygtig ved udbredt inhabilitet.

Straks efter modtagelsen af de enkelte ansøgninger, skal den der anser sig som inhabil eller er i tvivl om sin habilitet i forhold til ansøgningen meddele dette til den øvrige bestyrelse.

Har vedkommende ikke selv trukket sig fra behandlingen, træffer den øvrige bestyrelse afgørelse om vedkommendes habilitet. Beslutningen føres til referat.

Vedkommende, hvis habilitet behandles må ikke deltage i behandlingen og afgørelsen om spørgsmålet om habilitet, og skal forlade mødelokalet under forhandlingen og evt. afstamning om spørgsmålet.

Såfremt et eller flere medlemmer er inhabile i forhold til en eller flere ansøgninger, må den eller disse hverken mundtligt eller skriftligt deltage i behandlingen, drøftelsen eller afgørelsen af den pågældende ansøgning. Ved møder skal inhabile medlemmer forlade mødelokalet under behandlingen af ansøgningen.

I tilfælde af at så mange bestyrelsesmedlemmer er inhabile at den resterende bestyrelse ikke er beslutningsdygtig (mindst 6 medlemmer) kan ansøgninger ikke godkendes, hvorfor der må gives afslag.